Değişim Yönetimi: Hiç Değişme Hep Böyle Kal!

Değişim Yönetimi: Hiç Değişme Hep Böyle Kal!

Değişim heyecan verici olabilir ancak aynı zamanda zorludur. Yeni rakipler, pazarlar ve teknolojiler bizi sürekliliği olan bir değişime zorlar. Siz de bu değişime göğüs germek ve başarılı bir geçiş sürecini yönetmek için çabalarsınız.

Değişim kaynağı hem içten hem de dıştan gelebilir. Ekonomik bir kriz, yeni bir yasanın varlığı, yeni bir ortak veya yeni bir proje organizasyonunuz da hem stratejik değişimlere hem de operasyonel değişimlere neden olabilir. Değişim, radikal tek seferlik değişimler olabileceği gibi sürekli iyileştirmeye yönelikte olabilir. Değişim programları birçok kategori de incelenebilir. Bunlardan bazıları;

• Yapısal Değişim: Genel performansı arttırmaya yönelik girişimlerdir. Yeni bir liderin gelişi, şirket ortaklığı, terfiler tetikleyici olabilir.
• Maliyet Düşürücü Değişim: Gereksiz aktivitelerin operasyonlardan çıkarılmasıdır. Uzun dönem ortaklık anlaşmaları, birim fiyatın düşürülmesi, dış kaynak kullanımı başlıca değişim nedenleridir.
• Proses Değişimi: İşlerin nasıl yapıldığına odaklanılır. Yeni bir teknolojinin entegrasyonu örnektir.
• Kültürel Değişim: Operasyonel değerler, davranış biçimleri, ilişki yönetimi ve çalışanlar ile ilgili değişimlerdir. Katılımcı yönetim, müşteri odaklı düşünceye yönelim başlıca örneklerdir.
• Stratejik Amaç Değişimi: Stratejik eğilime, ana amaca ve misyona yönelik değişimlerdir. Tek ürün satmak yerine anahtar teslim sistem çözümlerine geçiş ve yerel pazardan global pazarlara geçiş tetikleyicidir.

Değişim hangi kategoriye girerse girsin kaynağı ne olursa olsun her zaman için yıkıcı ve travmatik zamanları beraberinde getirir. Bu nedenle de çoğu kurum ve lider tarafından dikkate alınmayarak görmezden gelinir. Ama değişimi bir tehdit olarak görmektense bunu bir fırsat yaratma şansı olarak görmelisiniz.

Değişime Hazır Mısınız?

Bir organizasyonun değişimi başarılı ile gerçekleştirebilmesi için değişime hazır olması gerekir. Yani çalışanlar ve organizasyon yapısı olarak değişimi uygulayabilecek kapasiteye sahip olması önemli bir gösterge. Bunun için sahip olmanız gereken 3 temel koşul var.

·   Organizasyon yapısının her seviyesinde efektif bir liderlik: Beceriksiz liderler organizasyon performansına ve değişim yeteneğine engeldir. Organizasyon çok iyi bir ücret, yan faydalar ve uygun bir ortam sağlasa bile yetkin olmayan liderler çalışanları değişim için motive edemezler.

·   Çalışanların kişisel olarak değişime motive olması: Değişim ancak çalışanların mevcut durumdan yeterince memnuniyet duymadığı zaman, değişim için çaba harcamayı ve yeni bir şeyler yapmanın riskini kabul etmesi ile gerçekleşebilir.

· Organizasyonun işbirliği yapmaya hazır olması: Efektif değişim motive tarafların işbirliğine isteğini gerekli kılar.

Değişime Hazırlan

Organizasyonunu hazırlamak için takip etmen gereken 3 ana adım var.

1     1.  Katılımcı çalışmayı Destekle

·  Karar verme mekanizmasını en düşük seviyelere kadar indir. Kendi kararlarını uygulamak kendi etkinliklerini daha iyi algılamalarını sağlayacaktır.

·  Bilgiyi özgürce paylaş. Bilgi bir organizasyona hayat veren kandır. Bilginin alınması ve yayımı esnek, hızlı bir değişim için en kritik nokta.

·   İki yönlü iletişim: Konuş ama mutlaka dinle.

·   Çalışanların değişimin nedenini algılamasına yardımcı ol.

2. Çalışanlarınızın fikirlerini özgür bırakın

·  Çalışanlarınızın özgürce düşüncelerini paylaşmaları katkı vermelerini de sağlayacaktır. Çalışanların seslerinin duyulduğunu bilmesi değişimi sahiplenmelerini sağlayacaktır.

·   Değişime olan direnci anlamaya çalışın ve çalışanların endişelerini ciddiyetle ele alın.

3. Organizasyonunuzdan korkuyu uzaklaştırın

·  Organizasyon kültürü eğer korku ağırlıklı yönetiliyorsa değişim kapasitesine sahip değildir. Korku çalışanların riskten uzaklaşmalarını, iletişimi azaltmalarını ve sadece kendi işlerini yapmalarına neden olur. Bu durum ek olarak üretkenliği, ürün ve servisteki kaliteyi düşürerek organizasyonlara pahalıya mal olmaktadır.

Değişimi Uygula ve Destekle

Değişim programının uygulanması organizasyonun bütün seviyelerinin çabalarına ihtiyaç duyacaktır. Bu nedenle basit, esnek ve etkilenen bütün seviyelerden katkı alınarak hazırlanması gerekir.

İddialı hedefleri olan planlar organizasyonu hataya sürükleyebilir. Bu nedenle planların yönetilebilir ve başarılabilir modüllerden ulaşması gerekmektedir. Her zaman söylediğimiz gibi rollerin ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi ve organizasyonun bu konuda bilgilendirilmesi karışıklıkların oluşmasını önleyecektir.

Değişim programlarında destek aktiviteler, uygulamalarda en büyük yardımcılardır. Pilot programlar hazırlayarak çalışanlarınıza yönetilebilir büyüklükte ve başarılabilir kriterlerle daha küçük problemlerle başa çıkmaları için fırsat verebilirsiniz. Bu size daha geniş kapsamlı değişimler için pratiklik sağlayacaktır.

Eğitim Programları ile çalışanlarınızın yeteneklerini geliştirebilir ve değişime daha efektif katkılar vermelerini sağlayabilirsiniz.

Ödül sistemleri kullanarak çalışanlarınızın çabalarını kısa dönem kazanımları ile değerlendirerek ödüllendirebilirsiniz.

Değişime önderlik etmek şaşırtıcı derecede zorluklar içerir. Birçok insan için değişim şuan yaptığı şeyin yanlış olduğunu kabul etmektir ve bu durumun kabul edilmesi bireyler için zordur. Bu nedenle değişimin sadece organizasyon için değil çalışan için de daha iyi olacağının algılatılması gerekmektedir ve bu karşılaşılacak en büyük zorluktur.

Bir diğer önemli zorlukta değişimin kendi içinde bağlantısı olan bütün parçalar üzerinde etkisi olması ve biranda birçok değişikliğin yapılmaya çalışmasıdır. Bu durumda bazen çözmeye çalıştığımızdan daha büyük problemler yaratabilmektedir.

Planlar her zaman için belli esneklikler ile oluşturulur. Değişim programı planını ele alırken değişimin barındırdığı bütün belirsizlikleri göz önünde bulundurarak esnek, hızlı ve çalışanların kendi kararlarını alarak uygulamasına izin verecek şekilde hazırlanmasına dikkat edilmelidir.

Aykut Gülalanlar, PMP

Twitter: @agulalanlar

Email: aykut.gulalanlar@ebiltem.ege.edu.tr

Kaynaklar:

Change Management, Harward Business Publishing

Choosing Strategies for Change, John P. Kotter, ve Leonard A.Schlesinger, Harward Business Review

Decoding Resistance to Change, Jeffrey D. Ford ve Laurie W.Ford, Harward Business Review

Devamını oku...

Proje Yönetiminde İnsan Kaynakları ve İletişim Yönetimi

Projeler her zaman insan kaynaklarının yokluğunu çekerler. Bir proje yöneticisinin görevi bu kısıtları en iyi şekilde yöneterek en azından elindekinin değerini bilmektir.

“Motivasyonunu sağlayamadığınız çalışanlar sizi ya yolun ortasında bırakacaktır ya da yolun sonunda başarısız bir işi paylaşmak durumunda bırakacaktır”.

Bunu engellemek doğru iletişim ve insan kaynakları yönetiminden geçiyor. İletişimin bir proje yöneticisinin %90’lık vaktini harcadığı bilinmekte. Peki, siz vaktinizin ne kadarını iletişim için harcıyorsunuz? İletişim dediğimiz zaman tabii ki sadece çalışanlarla iletişim olarak anlamamak gerekiyor, bunun yanında proje ile ilgili bütün paydaşlarla iletişimi göz önünde bulundurmamız gerekiyor. Ama yanındaki ile iletişim kuramıyorken dış paydaşlarla verimli bir etkileşim içine girmeye çalışmakta boşa bir çaba gibi gözükmüyor mu size?

Kuşkusuz, bir firmanın başarısında proje yönetim süreçleri ve ölçümleri, en önemli başarı yapı taşlarını oluşturuyor. Her ne kadar proje yönetiminin bütün süreçlerini işleyemeyecek olsak da, bir proje yöneticisinin ana işi olan insan kaynakları ve iletişim yönetimi süreçlerini ele alarak genel olarak tekrarladığımız ve farkına bile varmadığımız yanlışlarımızın altını çizmek istiyoruz.

“Her bireyin beklentileri faklıdır, beklentileri yönetin.”

Farklı kültürler, farklı davranış yapıları ve birçok iç ve dış faktörlerle karşımızdakilerden ayrılıyoruz. Zaten böyle olmasaydı, yönetmemiz gereken iletişim sorunları olgusu da olmayacaktı. İletişim yönetiminin en önemli adımlarından biri paydaşların beklentilerini ve ihtiyaçlarını kazan-kazan prensibine göre ortak bir hedefte toplayabilmekten geçiyor. Bir yönetici olarak girdiğiniz bu arenada en güçlü silahlarınızın başında liderlik, güvenilirlik ve doğru mesajı iletme gücünüz geliyor.

Ancak işinizi kolaylaştıracak birçok yaklaşım da var. Mesela çalışanların firma içindeki rol ve sorumluluklarını bilmemesi firmalarımızda sıklıkla karşılaştığımız bir sorundur. Proje yöneticisi olarak takım üyelerinizin ve diğer paydaşların sorumluluklarını açıkça belirtmeniz ve bir rol ve sorumluluk tablosu oluşturmanız gerekir. Unutmayın sorumluluğundan fazla iş yaptığını veya takım arkadaşlarının ne iş yaptığını ve hatta ne iş yapacağını bilmeyen bir çalışan sizin için en büyük risklerden biridir. Her ne kadar bunun sonucunda problem çıkaran çalışanınız gibi gözükse de sorunun kök nedeni sizsiniz! Çalışanlarınızın yapabilirliklerine göre doğru görevlendirme hem proje başarınızı sağlayacak hem de takımınızın kendisini başarılı hissetmesini sağlayarak motivasyonlarını arttıracaktır.

Daha önce belirttiğim kazan – kazan prensibi her ne kadar tarafların bir şeylerden vazgeçmeden elde edebileceği bir çözüm yöntemi olarak gözükmese de, tarafların beklentilerinin farklı olduğunu unutmamak gerekiyor. Farklı beklentileri karşılamak için getirilen çözümler, her iki tarafında kazanmasını sağlayacaktır.

  

“Doğru yaklaşımla en iyi çözüme ulaşın”

Peki, yaşanılan sorunlara karşı sorun çözüm yaklaşımımız nasıl olmalı. Bunu söyleyebilmek için öncelikle kısaca genel yaklaşımları öğrenelim.

1.     Karşılıklı Görüşme Yaklaşımı: En çok tercih edilen yöntemdir. Bu yöntem, problemin kaynağını belirlemeyi ve en iyi çözümü bulmayı amaçlar. Taraflar arasında bir güven bağının olması gerekir. Kazan – Kazan çözümlere bir örnektir.

2.     Uzlaşma Yaklaşımı: Bir verme – alma yaklaşımıdır. Her iki tarafta bir şeylerden vazgeçmek durumunda kalır. Zamanın kısıtlı olduğu durumlarda kullanılsa da genel olarak tarafları memnun etmez.

3.     Zorlama Yaklaşımı: Konumunuzdan aldığınız gücünüzü kullanarak çözümü kendinizin belirlemesidir. Sizin için kazanç karşı taraf için kaybetme durumudur. Takım üyeleri için motivasyon ve moral kaybı nedenidir. Buna rağmen, zamanın olmadığı ve acil durumlarda gerekli olabilir.

4.     Yumuşatma Yaklaşımı: Olayın hep pozitif yönünü görerek problemden kaçınmak. Zaman kazanmak için kullanılan bir yöntemdir.

5.     Görmezden Gelme Yaklaşımı: Çekilme ve problemden saklanma yöntemidir. Bir çözüm yaklaşımı olarak görülmemelidir.

6.      İşbirliği Yaklaşımı: Çözüme proje takımını da ekleyerek değişik bakış açılarını da dikkate alarak çözüme ulaşmaktır. Herkesin kazandığı en iyi yöntemdir.

Proje yöneticisinin tek bir yaklaşımı kullanması kısıtlar nedeniyle mümkün gözükmese de doğru yaklaşım ile takımınızın ve projenizin karşılaştığı problemleri minimum zarar ve maksimum fayda ile yönetebilirsiniz. Şimdi sizden beklenen kendinizi ele alarak kendi kullandığınız yöntemlerin doğru olup olmadığını saptamaktır. Burada takım üyelerinin ve paydaşların memnuniyeti sağlamak için kullanılması gereken yaklaşımı sıralayacak olursak;

1) İşbirliği yaklaşımı,

2) Karşılıklı Görüşme yaklaşımı olarak belirtilebilir.

Diğer yaklaşımlardan özellikle uzak durulması gereken yaklaşımlar ise;

1) Zorlama Yaklaşımı,

2) Görmezden Gelme Yaklaşımı olarak belirtilebilir.

Bu iki yaklaşımda hem takımınızın motivasyonunu hem de moralini bozacaktır. Özellikle “Görmezden Gelme Yaklaşımı” problemlerin büyümesine ve yayılmasına neden olacaktır.

Takımınız ile motive bir şekilde çalışmak istiyorsanız yapmanız gerekenler, rollerini ve sorumluluklarını belirlerken yaşadıkları sorunları da katılımcı bir yaklaşımla, sorunun kaynağına inerek çözmektir. Tabii planlamanızın sürdürülebilir olması için “Tanıma ve Ödüllendirme Yönetimini” de eklemeniz gerekiyor.

                              

“Farkında olduğunuzu gösterin”

Takım üyeleri her zaman için yaptıklarının ve başarılarının yöneticileri tarafından farkına varılmasını ister. Organizasyonlarımız ne yazık ki sadece sonuçlara odaklanarak karın veya kriterlerin sağlanması ile ilgilenmekteler. Oysa bunları başaran ve başarının sürdürülebilir olmasında katkı koyan takım üyelerinin takip edilip bunların fark edilmesi ve ödüllendirilmesi hem proje verimliliğini arttıracaktır hem de çalışan motivasyonunun korunmasını sağlayacaktır.

Özellikle beyaz yaka veya eğitim seviyesi yüksek takım arkadaşları ile çalışıyorsanız odaklanmanız gereken nokta her zaman için para değildir.

Maslow’ un “İhtiyaçların Hiyerarşisi” teorisinde de bahsettiği gibi insanlar katkı koymak ve özelliklerini kullanabilmek için çalışırlar. Oluşturmuş olduğu hiyerarşi piramidi çalışanlarınızı motive etmekte size yol gösterecektir.

Her ne kadar günümüzde kendimizi facebook, twitter, linkedin vb. platformlar üzerinden göstermeye çalışıyor olsak da; iş hayatında herkes kendi kabuğunda yaşamaya devam ediyor. Verimli bir çalışma ve motive olmuş çalışanlar istiyorsanız ‘ben, ben, ben’ demeyi bırakıp birlikte neler yapabileceğinizi düşünmeye başlamanız gerektiği açıktır. Bahsedilen birkaç yaklaşım değişimi sizi daha iyi sonuçlara bir adım daha yaklaştıracaktır.

Unutmayın, sizin göreviniz takımınızı birlik içinde tutmak ve motivasyonu yüksek olarak çalışmasını sürdürmesini sağlamaktır!

Aykut GÜLALANLAR, PMP

Devamını oku...