Değişim Yönetimi: Hiç Değişme Hep Böyle Kal!

Değişim Yönetimi: Hiç Değişme Hep Böyle Kal!

Değişim heyecan verici olabilir ancak aynı zamanda zorludur. Yeni rakipler, pazarlar ve teknolojiler bizi sürekliliği olan bir değişime zorlar. Siz de bu değişime göğüs germek ve başarılı bir geçiş sürecini yönetmek için çabalarsınız.

Değişim kaynağı hem içten hem de dıştan gelebilir. Ekonomik bir kriz, yeni bir yasanın varlığı, yeni bir ortak veya yeni bir proje organizasyonunuz da hem stratejik değişimlere hem de operasyonel değişimlere neden olabilir. Değişim, radikal tek seferlik değişimler olabileceği gibi sürekli iyileştirmeye yönelikte olabilir. Değişim programları birçok kategori de incelenebilir. Bunlardan bazıları;

• Yapısal Değişim: Genel performansı arttırmaya yönelik girişimlerdir. Yeni bir liderin gelişi, şirket ortaklığı, terfiler tetikleyici olabilir.
• Maliyet Düşürücü Değişim: Gereksiz aktivitelerin operasyonlardan çıkarılmasıdır. Uzun dönem ortaklık anlaşmaları, birim fiyatın düşürülmesi, dış kaynak kullanımı başlıca değişim nedenleridir.
• Proses Değişimi: İşlerin nasıl yapıldığına odaklanılır. Yeni bir teknolojinin entegrasyonu örnektir.
• Kültürel Değişim: Operasyonel değerler, davranış biçimleri, ilişki yönetimi ve çalışanlar ile ilgili değişimlerdir. Katılımcı yönetim, müşteri odaklı düşünceye yönelim başlıca örneklerdir.
• Stratejik Amaç Değişimi: Stratejik eğilime, ana amaca ve misyona yönelik değişimlerdir. Tek ürün satmak yerine anahtar teslim sistem çözümlerine geçiş ve yerel pazardan global pazarlara geçiş tetikleyicidir.

Değişim hangi kategoriye girerse girsin kaynağı ne olursa olsun her zaman için yıkıcı ve travmatik zamanları beraberinde getirir. Bu nedenle de çoğu kurum ve lider tarafından dikkate alınmayarak görmezden gelinir. Ama değişimi bir tehdit olarak görmektense bunu bir fırsat yaratma şansı olarak görmelisiniz.

Değişime Hazır Mısınız?

Bir organizasyonun değişimi başarılı ile gerçekleştirebilmesi için değişime hazır olması gerekir. Yani çalışanlar ve organizasyon yapısı olarak değişimi uygulayabilecek kapasiteye sahip olması önemli bir gösterge. Bunun için sahip olmanız gereken 3 temel koşul var.

·   Organizasyon yapısının her seviyesinde efektif bir liderlik: Beceriksiz liderler organizasyon performansına ve değişim yeteneğine engeldir. Organizasyon çok iyi bir ücret, yan faydalar ve uygun bir ortam sağlasa bile yetkin olmayan liderler çalışanları değişim için motive edemezler.

·   Çalışanların kişisel olarak değişime motive olması: Değişim ancak çalışanların mevcut durumdan yeterince memnuniyet duymadığı zaman, değişim için çaba harcamayı ve yeni bir şeyler yapmanın riskini kabul etmesi ile gerçekleşebilir.

· Organizasyonun işbirliği yapmaya hazır olması: Efektif değişim motive tarafların işbirliğine isteğini gerekli kılar.

Değişime Hazırlan

Organizasyonunu hazırlamak için takip etmen gereken 3 ana adım var.

1     1.  Katılımcı çalışmayı Destekle

·  Karar verme mekanizmasını en düşük seviyelere kadar indir. Kendi kararlarını uygulamak kendi etkinliklerini daha iyi algılamalarını sağlayacaktır.

·  Bilgiyi özgürce paylaş. Bilgi bir organizasyona hayat veren kandır. Bilginin alınması ve yayımı esnek, hızlı bir değişim için en kritik nokta.

·   İki yönlü iletişim: Konuş ama mutlaka dinle.

·   Çalışanların değişimin nedenini algılamasına yardımcı ol.

2. Çalışanlarınızın fikirlerini özgür bırakın

·  Çalışanlarınızın özgürce düşüncelerini paylaşmaları katkı vermelerini de sağlayacaktır. Çalışanların seslerinin duyulduğunu bilmesi değişimi sahiplenmelerini sağlayacaktır.

·   Değişime olan direnci anlamaya çalışın ve çalışanların endişelerini ciddiyetle ele alın.

3. Organizasyonunuzdan korkuyu uzaklaştırın

·  Organizasyon kültürü eğer korku ağırlıklı yönetiliyorsa değişim kapasitesine sahip değildir. Korku çalışanların riskten uzaklaşmalarını, iletişimi azaltmalarını ve sadece kendi işlerini yapmalarına neden olur. Bu durum ek olarak üretkenliği, ürün ve servisteki kaliteyi düşürerek organizasyonlara pahalıya mal olmaktadır.

Değişimi Uygula ve Destekle

Değişim programının uygulanması organizasyonun bütün seviyelerinin çabalarına ihtiyaç duyacaktır. Bu nedenle basit, esnek ve etkilenen bütün seviyelerden katkı alınarak hazırlanması gerekir.

İddialı hedefleri olan planlar organizasyonu hataya sürükleyebilir. Bu nedenle planların yönetilebilir ve başarılabilir modüllerden ulaşması gerekmektedir. Her zaman söylediğimiz gibi rollerin ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi ve organizasyonun bu konuda bilgilendirilmesi karışıklıkların oluşmasını önleyecektir.

Değişim programlarında destek aktiviteler, uygulamalarda en büyük yardımcılardır. Pilot programlar hazırlayarak çalışanlarınıza yönetilebilir büyüklükte ve başarılabilir kriterlerle daha küçük problemlerle başa çıkmaları için fırsat verebilirsiniz. Bu size daha geniş kapsamlı değişimler için pratiklik sağlayacaktır.

Eğitim Programları ile çalışanlarınızın yeteneklerini geliştirebilir ve değişime daha efektif katkılar vermelerini sağlayabilirsiniz.

Ödül sistemleri kullanarak çalışanlarınızın çabalarını kısa dönem kazanımları ile değerlendirerek ödüllendirebilirsiniz.

Değişime önderlik etmek şaşırtıcı derecede zorluklar içerir. Birçok insan için değişim şuan yaptığı şeyin yanlış olduğunu kabul etmektir ve bu durumun kabul edilmesi bireyler için zordur. Bu nedenle değişimin sadece organizasyon için değil çalışan için de daha iyi olacağının algılatılması gerekmektedir ve bu karşılaşılacak en büyük zorluktur.

Bir diğer önemli zorlukta değişimin kendi içinde bağlantısı olan bütün parçalar üzerinde etkisi olması ve biranda birçok değişikliğin yapılmaya çalışmasıdır. Bu durumda bazen çözmeye çalıştığımızdan daha büyük problemler yaratabilmektedir.

Planlar her zaman için belli esneklikler ile oluşturulur. Değişim programı planını ele alırken değişimin barındırdığı bütün belirsizlikleri göz önünde bulundurarak esnek, hızlı ve çalışanların kendi kararlarını alarak uygulamasına izin verecek şekilde hazırlanmasına dikkat edilmelidir.

Aykut Gülalanlar, PMP

Twitter: @agulalanlar

Email: aykut.gulalanlar@ebiltem.ege.edu.tr

Kaynaklar:

Change Management, Harward Business Publishing

Choosing Strategies for Change, John P. Kotter, ve Leonard A.Schlesinger, Harward Business Review

Decoding Resistance to Change, Jeffrey D. Ford ve Laurie W.Ford, Harward Business Review