Proje Yönetiminde İnsan Kaynakları ve İletişim Yönetimi

Projeler her zaman insan kaynaklarının yokluğunu çekerler. Bir proje yöneticisinin görevi bu kısıtları en iyi şekilde yöneterek en azından elindekinin değerini bilmektir.

“Motivasyonunu sağlayamadığınız çalışanlar sizi ya yolun ortasında bırakacaktır ya da yolun sonunda başarısız bir işi paylaşmak durumunda bırakacaktır”.

Bunu engellemek doğru iletişim ve insan kaynakları yönetiminden geçiyor. İletişimin bir proje yöneticisinin %90’lık vaktini harcadığı bilinmekte. Peki, siz vaktinizin ne kadarını iletişim için harcıyorsunuz? İletişim dediğimiz zaman tabii ki sadece çalışanlarla iletişim olarak anlamamak gerekiyor, bunun yanında proje ile ilgili bütün paydaşlarla iletişimi göz önünde bulundurmamız gerekiyor. Ama yanındaki ile iletişim kuramıyorken dış paydaşlarla verimli bir etkileşim içine girmeye çalışmakta boşa bir çaba gibi gözükmüyor mu size?

Kuşkusuz, bir firmanın başarısında proje yönetim süreçleri ve ölçümleri, en önemli başarı yapı taşlarını oluşturuyor. Her ne kadar proje yönetiminin bütün süreçlerini işleyemeyecek olsak da, bir proje yöneticisinin ana işi olan insan kaynakları ve iletişim yönetimi süreçlerini ele alarak genel olarak tekrarladığımız ve farkına bile varmadığımız yanlışlarımızın altını çizmek istiyoruz.

“Her bireyin beklentileri faklıdır, beklentileri yönetin.”

Farklı kültürler, farklı davranış yapıları ve birçok iç ve dış faktörlerle karşımızdakilerden ayrılıyoruz. Zaten böyle olmasaydı, yönetmemiz gereken iletişim sorunları olgusu da olmayacaktı. İletişim yönetiminin en önemli adımlarından biri paydaşların beklentilerini ve ihtiyaçlarını kazan-kazan prensibine göre ortak bir hedefte toplayabilmekten geçiyor. Bir yönetici olarak girdiğiniz bu arenada en güçlü silahlarınızın başında liderlik, güvenilirlik ve doğru mesajı iletme gücünüz geliyor.

Ancak işinizi kolaylaştıracak birçok yaklaşım da var. Mesela çalışanların firma içindeki rol ve sorumluluklarını bilmemesi firmalarımızda sıklıkla karşılaştığımız bir sorundur. Proje yöneticisi olarak takım üyelerinizin ve diğer paydaşların sorumluluklarını açıkça belirtmeniz ve bir rol ve sorumluluk tablosu oluşturmanız gerekir. Unutmayın sorumluluğundan fazla iş yaptığını veya takım arkadaşlarının ne iş yaptığını ve hatta ne iş yapacağını bilmeyen bir çalışan sizin için en büyük risklerden biridir. Her ne kadar bunun sonucunda problem çıkaran çalışanınız gibi gözükse de sorunun kök nedeni sizsiniz! Çalışanlarınızın yapabilirliklerine göre doğru görevlendirme hem proje başarınızı sağlayacak hem de takımınızın kendisini başarılı hissetmesini sağlayarak motivasyonlarını arttıracaktır.

Daha önce belirttiğim kazan – kazan prensibi her ne kadar tarafların bir şeylerden vazgeçmeden elde edebileceği bir çözüm yöntemi olarak gözükmese de, tarafların beklentilerinin farklı olduğunu unutmamak gerekiyor. Farklı beklentileri karşılamak için getirilen çözümler, her iki tarafında kazanmasını sağlayacaktır.

  

“Doğru yaklaşımla en iyi çözüme ulaşın”

Peki, yaşanılan sorunlara karşı sorun çözüm yaklaşımımız nasıl olmalı. Bunu söyleyebilmek için öncelikle kısaca genel yaklaşımları öğrenelim.

1.     Karşılıklı Görüşme Yaklaşımı: En çok tercih edilen yöntemdir. Bu yöntem, problemin kaynağını belirlemeyi ve en iyi çözümü bulmayı amaçlar. Taraflar arasında bir güven bağının olması gerekir. Kazan – Kazan çözümlere bir örnektir.

2.     Uzlaşma Yaklaşımı: Bir verme – alma yaklaşımıdır. Her iki tarafta bir şeylerden vazgeçmek durumunda kalır. Zamanın kısıtlı olduğu durumlarda kullanılsa da genel olarak tarafları memnun etmez.

3.     Zorlama Yaklaşımı: Konumunuzdan aldığınız gücünüzü kullanarak çözümü kendinizin belirlemesidir. Sizin için kazanç karşı taraf için kaybetme durumudur. Takım üyeleri için motivasyon ve moral kaybı nedenidir. Buna rağmen, zamanın olmadığı ve acil durumlarda gerekli olabilir.

4.     Yumuşatma Yaklaşımı: Olayın hep pozitif yönünü görerek problemden kaçınmak. Zaman kazanmak için kullanılan bir yöntemdir.

5.     Görmezden Gelme Yaklaşımı: Çekilme ve problemden saklanma yöntemidir. Bir çözüm yaklaşımı olarak görülmemelidir.

6.      İşbirliği Yaklaşımı: Çözüme proje takımını da ekleyerek değişik bakış açılarını da dikkate alarak çözüme ulaşmaktır. Herkesin kazandığı en iyi yöntemdir.

Proje yöneticisinin tek bir yaklaşımı kullanması kısıtlar nedeniyle mümkün gözükmese de doğru yaklaşım ile takımınızın ve projenizin karşılaştığı problemleri minimum zarar ve maksimum fayda ile yönetebilirsiniz. Şimdi sizden beklenen kendinizi ele alarak kendi kullandığınız yöntemlerin doğru olup olmadığını saptamaktır. Burada takım üyelerinin ve paydaşların memnuniyeti sağlamak için kullanılması gereken yaklaşımı sıralayacak olursak;

1) İşbirliği yaklaşımı,

2) Karşılıklı Görüşme yaklaşımı olarak belirtilebilir.

Diğer yaklaşımlardan özellikle uzak durulması gereken yaklaşımlar ise;

1) Zorlama Yaklaşımı,

2) Görmezden Gelme Yaklaşımı olarak belirtilebilir.

Bu iki yaklaşımda hem takımınızın motivasyonunu hem de moralini bozacaktır. Özellikle “Görmezden Gelme Yaklaşımı” problemlerin büyümesine ve yayılmasına neden olacaktır.

Takımınız ile motive bir şekilde çalışmak istiyorsanız yapmanız gerekenler, rollerini ve sorumluluklarını belirlerken yaşadıkları sorunları da katılımcı bir yaklaşımla, sorunun kaynağına inerek çözmektir. Tabii planlamanızın sürdürülebilir olması için “Tanıma ve Ödüllendirme Yönetimini” de eklemeniz gerekiyor.

                              

“Farkında olduğunuzu gösterin”

Takım üyeleri her zaman için yaptıklarının ve başarılarının yöneticileri tarafından farkına varılmasını ister. Organizasyonlarımız ne yazık ki sadece sonuçlara odaklanarak karın veya kriterlerin sağlanması ile ilgilenmekteler. Oysa bunları başaran ve başarının sürdürülebilir olmasında katkı koyan takım üyelerinin takip edilip bunların fark edilmesi ve ödüllendirilmesi hem proje verimliliğini arttıracaktır hem de çalışan motivasyonunun korunmasını sağlayacaktır.

Özellikle beyaz yaka veya eğitim seviyesi yüksek takım arkadaşları ile çalışıyorsanız odaklanmanız gereken nokta her zaman için para değildir.

Maslow’ un “İhtiyaçların Hiyerarşisi” teorisinde de bahsettiği gibi insanlar katkı koymak ve özelliklerini kullanabilmek için çalışırlar. Oluşturmuş olduğu hiyerarşi piramidi çalışanlarınızı motive etmekte size yol gösterecektir.

Her ne kadar günümüzde kendimizi facebook, twitter, linkedin vb. platformlar üzerinden göstermeye çalışıyor olsak da; iş hayatında herkes kendi kabuğunda yaşamaya devam ediyor. Verimli bir çalışma ve motive olmuş çalışanlar istiyorsanız ‘ben, ben, ben’ demeyi bırakıp birlikte neler yapabileceğinizi düşünmeye başlamanız gerektiği açıktır. Bahsedilen birkaç yaklaşım değişimi sizi daha iyi sonuçlara bir adım daha yaklaştıracaktır.

Unutmayın, sizin göreviniz takımınızı birlik içinde tutmak ve motivasyonu yüksek olarak çalışmasını sürdürmesini sağlamaktır!

Aykut GÜLALANLAR, PMP